2005 Bormio – Media Operations
In occasione dei Mondiali di Sci Alpino di Bormio mi sono occupato di tutto il coordinamento ‘tecnico’ delle aree dedicate ai media.
Le sale stampa, la zona d’arrivo, gli spazi per i fotografi, la mixed zone e molto altro. Non era la prima volta e non ho avuto grossi problemi, ma tanti, tantissimi piccoli problemi che grazie ad alcuni collaboratori (amici veri, spesso) siamo riusciti a celare o risolvere.
Ecco il report che ho preparato al termine della manifestazione. Era il 25 marzo 2005.
AREA MEDIA OPERATIONS MANAGEMENT
(Responsabile: Matteo Pacor; Assistente: Federica Rosa)
Lo sviluppo e la maturazione di tecnologie sempre più adatte a rendere accessibili i contenuti in ogni loro forma permette di semplificare e ottimizzare il lavoro dei media, ma richiede anche uno sforzo di adattamento da parte degli organizzatori per consentire ai media stessi di diffondere al meglio l’immagine e i contenuti dell’evento.
TV, radio, giornali e riviste, fotografi, hanno necessità diverse e diverse modalità di lavoro, mentre l’evento sciistico si sta trasformando e forse ‘chiudendo’ parzialmente anche per proteggere la sicurezza degli atleti e i privilegi dei grandi network che in un certo senso finanziano, acquistando i diritti televisivi, parte del Mondiale.
Tra le principali attività dell’Area Media Operations Management c’è stata l’organizzazione delle strutture di lavoro per giornalisti e fotografi, oltre che il supporto per le TV in termini di distribuzione dei contenuti e supporto alle attività prettamente giornalistiche di Radio e TV.
Per consentire una efficiente compressione dei costi è stato deciso di coinvolgere solo a ridosso dell’evento il gran numero dei responsabili dei vari sotto-settori. Questo ha comportato una certa difficoltà di integrazione e ha allungato i tempi di rodaggio della struttura, pur garantendo la funzionalità di tutti i settori.
MIXED ZONES
(Responsabile: Kurt Henauer/FIS; Assistente: Svend Fransend/FIS)
La principale area attiva durante l’evento, dal punto di vista sportivo e giornalistico, è la mixed zone. Le linee guida della sua conformazione sono ormai ben consolidate e le variazioni dovrebbero dipendere solo dalle caratteristiche orografiche del pendio e della zona d’arrivo.
Le aree di arrivo di Bormio e Santa Caterina si sono rivelate ben funzionanti, pur con diverse caratteristiche che vedremo in seguito nel dettaglio.
Il flusso degli atleti e delle informazioni è stato sempre ottimale grazie all’ottimo lavoro del personale addetto all’area. L’aspetto più difficilie è legato all’accesso dei vari settori con bracciali e pass che a volte non vengono utilizzati correttamente dai rappresentanti delle TV.
L’obbligo di ‘vestire’ il bracciale non sempre viene rispettato e troppe volte il bracciale viene passato ad un collega che ottiene così un accesso in realtà non conseguibile.
A grandi linee la prima zona di contatto è quella delle TV (host broadcaster e poi le principali emittenti su un ordine stabilito da FIS/EBU), poi è stato posizionato un box per le radio senza suddivisioni, e, per concludere la prima ‘linea di fuoco’, le tv second-right-holders.
L’ordine delle TV: RAI, ORF, ZDF, ARD, DSR, TSR, TSI, NBC, SVT, HRT, TV2, BBC, Eurosport, RTVSLO.
L’area stampa è stata divisa in due sezioni: una cosiddetta ‘press-plus’ per le principale agenzie e testate che maggiormente seguono lo sci, e poi un’area generale per la stampa a cui avevano accesso anche individui non giornalisti (gruppi studio, ospiti, ecc.).
All’area plus hanno avuto accesso 94 giornalisti.
Tra le attività gestite dal gruppo Media Operations Management, oltre alla distribuzione di ordini di partenza e risultati, c’è anche la gestione delle mini-radio che hanno permesso ai giornalisti che le hanno richieste di ascoltare immediatamente i commenti e le dichiarazioni degli atleti.
MIXED ZONE BORMIO
La disposizione della Mixed Zone di Bormio è stata modificata a pochi giorni dall’inizio dell’evento. La zona è stata ‘compattata’ e gli spazi sono stati utilizzati piuttosto efficacemente. Il percorso degli atleti era ottimale (tv, radio, tv con secondi diritti, area press plus, area press, area coach). L’adiacenza dell’area press generica con l’area coach ha permesso a molti giornalisti di migliorare la qualità dei contenuti stando a costante contatto con squadre e allenatori.
La tempistica messa a punto a partire dalla fine della gara (termine gara, chiusura primo giro di interviste con gli atleti premiati, premiazione, foto dei vincitori con le medaglia, secondo giro di interviste nella mixed zone, partenza per la conferenza stampa), ha permesso a tutti i media di avere una eccellente possibilità di contatto con gli atleti.
La collocazione dei mezzi di trasporto verso la conferenza stampa (presso il MPC di Bormio) è stata perfetta, a pochi passi dall’ingresso della mixed zone.
In generale è da valutare il numero di posti a sedere nei mezzi di trasporto, considerando che ogni atleta deve essere accompagnato da un valletto dell’antidoping, da un allenatore (raramente due), e da una persona dell’OC che deve scortare l’atleta verso la sala conferenze.
Per evitare confusione o problemi la presenza di questa persona si è rivelata sempre necessaria, anche perché grazie alle radio è possibile verificare in ogni momento la posizione degli atleti e così informare gli addetti alle conferenze e i giornalisti.
MIXED ZONE SANTA CATERINA
A Santa Caterina gli spazi erano estremamente ridotti e molto si è fatto per non sacrificare i media, magari riducendo la luce di transito degli atleti di fronte alle TV e dietro. Questo ha portato a piccoli ‘intasamenti’ dovuti, soprattutto nella zona di accesso ai TV box al mancato rispetto da parte di molte tv delle regole sull’utilizzo di bracciali e pass.
La distribuzione degli spazi è stata pressoché la stessa di Bormio. Questo ha permesso ai rappresentanti dei Media di capire velocemente tempi e spazi di manovra.
Le tempistiche impostate a Bormio sono state seguite a Santa Caterina, anche se gli spazi molto ridotti hanno creato, a volte, un po’ di confusione in più.
Il trasporto delle atlete verso la conferenza stampa di Bormio è stato più volte modificato. Inizialmente si è pensato che il trasporto in elicottero rappresentasse la soluzione ottimale. Così non è stato e il trasporto in auto è stato ripristinato.
La scorta della Polizia è stata forse addirittura eccessiva. L’elevata velocità delle vetture con le luci lampeggianti non era facilmente mantenibile dai minibus dell’OC con il rischio di una guida eccessivamente pericolosa.
Per quanto riguarda Santa Caterina, si segnala che le riunioni dei capi squadra femminile si sono svolte tutte in paese, creando non poche difficoltà ai Media, al personale dell’OC di base a Bormio e anche ad alcune squadre più piccole, è comunque da segnalare che molto è stato fatto dai responsabili FIS per agevolare la distribuzione di pass e delle informazioni.
MAIN PRESS CENTRE
(Responsabile: Claudia Giordani; Assistente: Valentina Martinelli)
Il Main Press Centre ha concentrato le principali risorse editoriali e le postazioni di lavoro delle agenzie, dei giornalisti e dei fotografi. Sono state garantite buone condizioni di lavoro per i rappresentanti dei Media e una fluida distribuzione delle informazioni.
Tra i servizi in sala stampa: un web corner con 10 computer collegati a internet e due stampanti dedicate, gli spazi gestiti da Nikon e Canon per l’assistenza ai fotografi professionisti, il punto di distribuzione e assistenza telefonica e il punto ‘relax’ gestito dalla società Tecar che ha offerto ai giornalisti un massaggio gratuito.
540 le postazioni di lavoro attrezzate nei 2000m2 di cui più di 250 quelle pre assegnate e quindi utilizzate quotidianamente dai quasi 600 giornalisti e fotografi accreditati.
Più di 50km di cavo cat5 sono stati utilizzati per cablare la rete fonia e dati in sala stampa.
Ventisei le postazioni di lavoro per lo staff, dieci gli internet point, quattordici gli apparecchi multifunzione o copia previsti per lo staff.
25 gli uffici/spazi previsti dal CO: 1 per la responsabile del MPC, uno per il guardaroba, uno doppio per il centro copie, uno per l’ufficio telecomunicazioni, cinque utilizzati dalla struttura Relazioni e Contenuti (Capo Ufficio Stampa, Redazione, traduttori, rapporti con la stampa e rassegna stampa, speaker); due dal gruppo Foto (uno occupato dallo staff Pentaphoto); tre dal Gruppo Information Technology (che ha occupato 2 uffici per lo storage del materiale); uno dal coordinamento volontari; uno dal Media Operations Manager; uno da Tecar (zona Relax).
Due gli uffici privati richiesti da Gazzetta dello Sport e Associated Press.
Notevoli le tecnologie utilizzate in sala stampa con un sistema WiFi che si è dimostrato perfettamente funzionale e adeguato alle necessità dei Media, oltre a questo anche il sistema di telefonia, pur nella complessità della sua attivazione, ha dimostrato di essere funzionale ed efficace. Più di 300 le contemporaneità consentite.
Per la trasmissione dati sono state offerte tre alternative:
1) linea ISDN privata (con apparecchio telefonico incluso), 14 richieste;
2) presa di rete LAN, 20 richieste;
3) connessione senza fili – WiFi, richieste da 166 rappresentanti dei Media.
Trentasette le linee telefoniche private richieste durante l’evento nell’MPC, mentre tutti i tavoli disponevano di apparecchi telefonici utilizzabili con tessere prepagate.
Il segnale video in sala stampa (quattro schermi di grande dimensione) e in sala conferenze è stato ricevuto grazie ad un impianto satellitare che permetteva anche la visione di Eurosport (partner della manifestazione) e a decoder DTT (Digitale Terrestre) con le immagini delle gare, delle conferenze stampa e del canale informativo.
Il segnale della RAI in Digitale Terrestre ha consentito a tutti i punti dell’organizzazione di ricevere in tempo reale immagini, informazioni e voci in tutti i televisori debitamente attrezzati.
Un punto della sala stampa è stato attrezzato a bouvette con caffè e bevande, oltre che snack dolci e salati. Tutti i prodotti sono stati offerti gratuitamente.
Nella zona di ingresso della sala stampa è stato predisposto un magazzino con armadietti chiusi con chiave.
L’orario di apertura è stato armonizzato in base alle necessità tecniche e al calendario delle prove. L’orario previsto di base è stato: 7:30-23:30, anche se frequente è stata la chiusura effettiva verso l’1:00.
L’ingresso in sala stampa per i non accreditati è stato permesso grazie alla distribuzione, da parte della segreteria dell’MPC, di un day pass consegnato in cambio di un documento di identità valido.
Il centro copie principale dell’area Media era situato all’ingresso della sala stampa. La professionalità del responsabile e dello staff dei volontari è stata encomiabile e la gestione delle copie, della distribuzione e l’organizzazione delle pigeon holes (tutte con 7 colonne per 10 righe) ha permesso ai media una consultazione dei documenti estremamente efficace. Più di 20.000 le copie prodotte ogni giorno.
Il centro copie dell’MPC (così come tutti i centri copie dell’area Media) erano totalmente autonomi in fatto di ricezione dei documenti, o via web tramite il sito di swiss timing (Swatch) o via email.
La collaborazione con swiss timing è stata eccellente e solo in rari casi ci sono stati problemi di invio o ricezione dovuti a cause tecniche che comunque non hanno mai compromesso seriamente la distribuzione del materiale cartaceo.
SUB PRESS CENTRE
(Responsabile: Monica Placanica)
Il Sub Centro di Santa Caterina ha garantito alle principali agenzie di stampa e ai fotografi strutture adeguate al loro lavoro. Pur con limitate dimensioni (160 postazioni circa, divise su due livelli) l’SPC ha permesso ai Media di essere informati e di pianificare i loro spostamenti verso il luogo di lavoro primario: l’MPC.
110 le postazioni riservate dalle principali testate e agenzie.
In alcuni casi (soprattutto nei giorni delle gare in due manche di gigante e speciale) le dimensioni del Sub Centro sono apparse sottodimensionate rispetto alle esigenze dei Media, di certo la collocazione estremamente favorevole (a pochi metri dall’arrivo) ha permesso di far accettare alcune criticità.
Nove le postazioni di lavoro per lo staff, cinque gli internet point, otto gli apparecchi multifunzione o copia previsti per lo staff.
A livello di connettività e servizi tecnologici il Sub Centro ha potuto offrire servizi di livello analogo a quello dell’MPC di Bormio.
Per quanto riguarda il centro copie, vale il discorso fatto per Bormio, pur con uno spazio e necessità ridotte. Le pigeon holes sono state focalizzate più sulle gare femminili e quindi è stato possibile ottimizzare la distribuzione delle informazioni consentendo un livello piuttosto elevato dei volumi delle stesse.
Il centro copie del SPC, vista la prossimità con l’arrivo e le cabine TV, ha rappresentato un ottimo centro di ‘backup’ in caso di problemi.
Sui ogni livello del SPC erano posizionati due televisori per consentire la visione delle gare e delle prove di Santa Caterina e Bormio, oltre che le conferenze stampa di Bormio.
L’orario del Sub Centro è stato valutato giorno per giorno, ma in generale l’orario seguito è stato 7:30 – 20:00, questo anche per spingere i giornalisti e fotografi ad utilizzare l’MPC come area di lavoro principale.
A Santa Caterina è stato previsto un Hospitality Point a circa 250 metri dall’arrivo e dall’SPC, con piatti e bevande calde e fredde ad orari limitati al pre gara e all’intervallo tra le due manche delle competizioni.
IBC / Cabine di commento radio-tv
(Responsabile: Maurizio Zita; Assistente: Momir Jelovac)
Il piccolo container/ufficio del CO all’interno dell’IBC è stato particolarmente apprezzato dall’host broadcaster e dalle tv presenti all’evento. E’ raro, infatti, che il CO di un evento si occupi di gestire (o di fare da tramite) per certi aspetti legati alla distribuzione degli special pass per le aree tv, alla gestione degli stessi oltre che ad un’assistenza ‘a tutto campo’ che è andata ben oltre della semplice distribuzione di informazione e comunicati.
Merito del buon funzionamento di questo reparto va al responsabile del reparto e al suo assistente che hanno messo a disposizione delle TV la loro esperienza dal punto di vista organizzativo, produttivo ed editoriale, riuscendo sempre a risolvere nel modo migliore le difficoltà che potevano sorgere durante l’evento, eventualmente indirizzando nel modo appropriato le richieste delle emittenti radio e tv ai diversi settori del CO.
Lo spazio angusto, ma la collocazione centrale all’interno dell’IBC, ha trasformato questo ufficio in un luogo di passaggio obbligato e nonostante la distribuzione venisse effettuata in maniera capillare in tutti gli uffici dell’IBC e del TV compound, le ‘visite’ dei rappresentanti delle TV sono state costanti. Il tutto in un ambiente non facile dal punto di vista logistico, ma con servizi avanzati dal punto di vista tecnologico (fibre ottiche, collegamenti ad alta velocità per fonia e dati, ecc.).
Quasi 120 i container occupati da RAI, ARD, ZDF, ORF, SRG, TVS, EUROSPORT, FR2, NRK, SVT, RTV SLO, HRT, YLE, NHK, BBC, NBC.
All’interno dell’ufficio è stato ricavato un mini centro copie per la distribuzione di comunicati, statistiche e informazioni, oltre che per assistere eventuali disfunzioni da parte del centro copie gestito dall’ufficio sportivo in zona arrivo.
Le quasi cinquanta cabine di commento occupate dai radio e telecronisti delle principali emittenti mondiali sono state curate con attenzione grazie allo staff preposto che si è incaricato della distribuzione delle informazioni e dei comunicati sia pre- che post- gara. In alcuni casi si è prevista sulla porta della cabina una busta trasparente per contenere in modo sicuro gli stampati anche in modo da non disturbare eventuali trasmissioni in corso.
Nelle aree di commento è stata prevista una speciale cabina per il CO con funzione di centro copie e distribuzione del materiale.
La connetività (e quindi la ricezione del materiale prodotto da swiss timing) possibile non ha evitato dei piccoli intoppi che sono stati risolti utilizzando le risorse previste in altre aree (arrivo a Bormio, a cura dell’ufficio sportivo; SPC a Santa Caterina).
ACCESSO ALLA PISTA per la stampa e le TV
L’accesso alla pista prima e la permanenza in pista durante le competizioni è stata regolata tramite bracciali e pass speciali.
Il sistema adottato è analogo a quello utilizzato per le prove di Coppa del Mondo, con bracciali per host broadcasters, tv e fotografi, con colori diversi (rosso, bianco, arancio) e leggere differenze nella forma.
In più, per rispondere ad una precisa esigenza da parte dei media, è stata data la chance di accedere alla ricognizione in pista grazie ad un ‘ticket’ speciale che veniva distribuito dai responsabili FIS al termine della riunione dei capi squadra.
Le necessità di sicurezza tendono a ridurre il numero di fotografi e operatori tv presenti in pista, mentre è sempre più forte la necessità, da parte dei media, di avere accesso al cuore del teatro di gara.
Sono due necessità che sembrano difficilmente conciliabili, e che solo strutture di sicurezza perfettamente pianificate e il perfetto rispetto delle regole da parte di fotografi e tv, possono cercare di far convivere.
